Gestão de projetos: o que é e como fazer?

Gestão de projetos: o que é e como fazer? [GUIA COMPLETO]

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Gestão de projetos para sua loja virtual
Gestão de projetos para sua loja virtual

Não é segredo para ninguém que o número de lojas virtuais cresce todos os dias e, por isso, quem deseja se fixar nesse mercado deve entender que vai enfrentar uma ampla concorrência. A boa notícia é que mesmo os setores mais competitivos oferecem boas chances de crescimento para quem planejar a sua entrada no mercado.

Montar um e-commerce bem consolidado é um desafio. Para isso, é fundamental identificar o nicho de mercado no qual você vai atuar, definir o produto que você vai vender e conhecer profundamente o público-alvo que você vai atender. Além disso, é muito importante criar estratégias de marketing e fazer parcerias com fornecedores de confiança.

Para ajudá-lo a criar um negócio bem consolidado e que tenha boas chances de crescimento, vamos falar sobre gestão de projetos. Esse conhecimento é bem importante para tomar decisões adequadas e que possam contribuir para o sucesso do seu e-commerce. Boa leitura! 

QUAL O CONCEITO DE GESTÃO DE PROJETOS?

Você já ouviu falar em gestão de projetos? Esse termo se refere à união de conhecimentos e de ferramentas que contribuem para o planejamento e para a execução de um projeto. No caso do mercado online, a gestão eficiente da sua loja virtual combina diferentes estratégias que tornam a atuação da empresa mais segura e assertiva. 

Desta forma, o gestor do comércio eletrônico se assegura de que tem os instrumentos necessários para administrar o seu negócio e para tomar as melhores decisões possíveis de acordo com os desafios que podem surgir ao longo do tempo.

PARA QUE SERVE A GESTÃO DE PROJETOS?

A gestão de projetos tem como função conduzir o negócio em direção aos objetivos traçados. Através da aplicação das estratégias mais adequadas para cada caso, será possível alcançar as metas desejadas. Esse processo deve ocorrer conforme o prazo e o orçamento definido no início do trabalho. 

Desta forma, a empresa se assegura de que alcançará os seus propósitos no menor tempo possível e com o menor custo. Por isso, é possível afirmar que a gestão de projetos contribui diretamente para a saúde financeira da empresa e para a sua consolidação no mercado. 

A gestão de projetos pode ser utilizada tanto para objetivos gerais quanto para objetivos específicos das mais variadas áreas. Para tornar a prática mais tangível, veja aqui alguns casos em que a gestão de um projeto de e-commerce pode ser aplicada:

  • Entrada de um novo produto no mercado;
  • Divulgação de saldos e promoções;
  • Organização de um evento de lançamento;
  • Atualização da plataforma de e-commerce;
  • Modernização do logotipo ou do nome da marca.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE GESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

A gestão de projetos diz respeito a todo o conjunto de práticas e de estratégias que serão aplicadas em durante todo o processo em questão. Ou seja, cabe à gestão de projetos traçar as metas, otimizar os recursos, estimar um prazo, gerenciar a equipe e avaliar o impacto das ações para o negócio. 

Por sua vez, o plano de gerenciamento de um projeto é o conjunto de ações que serão necessárias para que a gestão do projeto seja feita  da melhor maneira possível. Ou seja, o gerenciamento de projetos é apenas uma parte de toda a gestão de projetos. 

Como você já deve ter percebido, a gestão de projetos tem uma ampla contribuição para a loja virtual. A sua aplicação pode ser feita em comércios eletrônicos que já estejam atuando há algum tempo ou em comércios eletrônicos que estejam entrando no mercado agora. Veja aqui os pontos positivos de realizar uma gestão eficiente da sua loja virtual.

PONTOS POSITIVOS DA GESTÃO DE PROJETOS PARA SUA LOJA VIRTUAL

A gestão de projetos oferece mais segurança na tomada de decisão do gestor no que diz respeito à equipe, ao balanço financeiro e ao gerenciamento de riscos do negócio. Além disso, a gestão também é responsável por acompanhar o cronograma do trabalho, de forma que garanta que as tarefas sejam cumpridas no prazo estabelecido.

Embora à primeira vista a gestão de projetos pareça pouco palpável, a sua aplicação oferece muitos benefícios ao negócio e impacta diretamente nos resultados alcançados pela empresa. Por isso, é recomendado que o empreendedor aplique esse conhecimento na condução do seu negócio. 

QUAL A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE PROJETOS PARA UMA EMPRESA?

A gestão de projetos tem um papel essencial para uma empresa que quer alcançar as metas no menor prazo e com o menor custo possível. Ou seja, a gestão eficiente da sua loja virtual possibilita um melhor uso dos recursos disponíveis, sejam eles de caráter financeiro ou de mão de obra. 

Ao combinar os conhecimentos oferecidos pela gestão de projetos, o empreendedor fica mais qualificado para fazer as escolhas adequadas para  seu negócio, uma vez que está baseado em um conjunto de teorias e de práticas que o permitem ter uma visão geral das consequências de cada decisão.

VANTAGENS DA GESTÃO DE PROJETOS

Sem dúvidas, a aplicação da gestão de projetos oferece inúmeras vantagens para um comércio eletrônico. Isso porque a técnica põe em prática medidas assertivas para alcançar os objetivos traçados, da mesma forma como amadurece o relacionamento com o público-alvo e a qualidade do produto ou serviço oferecido pela marca. Veja as vantagens:

  • Domínio amplo sobre os processos da empresa;
  • Redução de riscos;
  • Cumprimento dos prazos estabelecidos;
  • Controle sobre os gastos e o lucro do negócio;
  • Segurança na tomada de decisões;
  • Alinhamento da equipe com o propósito da marca;
  • Qualidade do produto ou serviço oferecido.

COMO FAZER A GESTÃO DE PROJETOS?

Uma boa gestão de projetos deve contemplar o estabelecimento de metas e um controle adequado do prazo e dos custos para a execução. Um mesmo projeto pode traçar mais de uma meta, no entanto o ideal é dividi-las entre principais e intermediárias. Desta forma, a equipe saberá exatamente no que deve focar em cada etapa.

Tenha em mente de que, para que a gestão de projetos seja executada com êxito, é fundamental que todos os colaboradores estejam alinhados e preparados para aplicar as técnicas da mesma forma. Assim, todos os setores da empresa serão conduzidos em direção aos mesmos objetivos.

PASSO-A-PASSO PARA A GESTÃO DE UM PROJETO NO E-COMMERCE

Agora que você já entendeu sobre a gestão de projetos, que tal aprender a colocar em prática esse conhecimento? Desta forma, você conseguirá aplicar esses conceitos no seu comércio eletrônico e caminhar na direção dos seus objetivos. Confira aqui um passo a passo bem completo para uma gestão eficiente da sua loja virtual:

DESENVOLVER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

O termo de abertura do projeto nada mais é do que a autorização para que a gestão de projetos seja iniciada. Esse é um documento formal que registra o início de um novo projeto que será executado pela empresa.

DESENVOLVER O PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

O plano de gerenciamento de um projeto é o conjunto de práticas e de ações que serão necessárias para que a gestão do projeto seja executada da melhor forma possível, conduzindo a empresa pelo caminho mais seguro. 

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO ESCOPO

O gerenciamento deve reunir o trabalho necessário para que a empresa alcance os objetivos traçados. Da mesma forma como deve incluir as metas, o gerenciamento também deve cuidar para que não haja modificações em práticas da empresa que estejam indo bem.

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA

O gerenciamento do cronograma diz respeito a todos os prazos necessários para o cumprimento dos objetivos. Esse ponto exige muita atenção na gestão de projetos, pois qualquer atraso na execução do projeto representa mais custos para a empresa. 

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS CUSTOS

E por falar em custos, eles também devem ser estimados no trabalho de gestão de projetos. Desta forma, o gestor poderá avaliar se vale a pena colocar em prática o projeto em questão. É claro que os custos estimados não devem ser superados. 

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

A qualidade é um ponto que merece muita atenção na gestão de projetos. O objetivo traçado deve ser alcançado com qualidade, da mesma forma como todos os outros processos da empresa não devem ter redução da qualidade padrão.

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

Planejar o setor de recursos humanos significa que no início do projeto, devem ser calculados os custos e o envolvimento necessário por parte dos colaboradores da empresa. Assim será possível estimar o impacto da gestão de projetos e preparar os funcionários para a ação.

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

A comunicação de uma empresa é um ponto fundamental, mas que muitas vezes é colocada de lado. Para uma boa gestão de projetos, é importante priorizar a comunicação entre todas as partes envolvidas, evitando ruídos.

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS

Assim como a gestão de projetos traça os objetivos que devem ser alcançados, também deve traçar os riscos de cada ação. Assim será possível entender se vale a pena dar continuidade ao projeto e traçar alternativas para a redução desses fatores. 

PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

Na gestão de projetos, as aquisições se referem a todos aqueles recursos que vêm de fora, como terceirizações, compras de produtos, requisições de serviços, etc. Tudo isso deve ser incluído no planejamento das ações. 

COMO ESCOLHER FERRAMENTAS PARA GESTÃO DE PROJETOS

Para a gestão de projetos, recomenda-se usar o conceito de EAP – Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown Structure, que funciona com a centralização dos elementos que vão ser usados para atingir os resultados. A EAP transforma um projeto em tarefas que devem ser realizadas, facilitando a sua execução.

Além disso, para tornar gestão de projetos mais eficiente, é indicado que sejam feitas algumas considerações antes de “colocar a mão na massa”. Entre elas, definir qual é o objetivo do seu projeto, como por exemplo, ser uma loja virtual que venda “tal produto” para determinado público-alvo.

Também é importante estipular as principais fases da gestão de projetos, como determinar os produtos que serão vendidos, listar as características dos seus consumidores em potencial, colocar o site no ar, fazer a primeira campanha de marketing, etc.

Essas fases da gestão de projetos devem ser detalhadas. É importante lembrar que em equipes em que há mais de uma pessoa, é preciso definir quem será o responsável por cada fase e qual será o prazo para concluir a tarefa. Para tanto, é preciso fazer um cronograma. É claro que nada impede que os prazos sejam ajustados com o tempo. 

Entre as ferramentas de gestão de projetos, existem algumas bem conhecidas, como a Zoho, a Base Camp e a Team Project. Para escolher o melhor programa, é importante avaliar os recursos disponíveis. A ferramenta usada deve permitir a criação de listas de tarefas, que poderão ser priorizadas conforme a urgência.

Vale a pena optar por aquelas que possibilitam a todos os envolvidos na gestão de projetos compartilharem informações, resolver impasses em conjunto e acompanhar o andamento de tudo o que é realizado. Também é importante que a ferramenta gere gráficos e relatórios que mostrem como está o desempenho de cada fase do projeto.

 

Gostou de saber mais sobre a gestão de projetos? Sem dúvidas, esse conhecimento é muito importante para o crescimento seguro do seu negócio. Agora que você já sabe bastante sobre a gestão de projetos para sua loja virtual, conheça as 6 melhores práticas de gestão financeira no seu e-commerce.

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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