Declaração do simples nacional para PME e loja virtual: tutorial

Quando um empresário individual decide abrir sua empresa, ele opta por um programa tributário diferenciado para os governos federal, estadual e municipal.

Trata-se do programa Simples Nacional, que engloba algumas obrigações que o empresário deve cumprir para estar em dia com seus encargos tributários. Uma dessas obrigações é justamente, a necessidade da declaração do Simples Nacional.

Os procedimentos de adesão e declaração do Simples Nacional devem ser desenvolvidos em conjunto com um contador profissional, para que dessa forma, o empreendedor siga os passos corretos e esteja de acordo com a legislação vigente.

Quem precisa realizar a declaração do simples nacional?

A declaração de Simples Nacional, deve ser feita pelos empreendedores ou empresas que estejam na ativa. Conforme mencionamos antes, é bom que este procedimento seja feito com o acompanhamento de um contador profissional, uma vez que o processo é obrigatório e evita que a empresa tenha problemas futuros com a Receita Federal. 

Os tipos de empreendedores que devem fazer a declaração do Simples Nacional, são: 

Empreendedores individuais que possuem CNPJ

Empreendedores Individuais, que possuem CNPJ e estejam enquadrados no programa Super Simples, precisam procurar um contador para realizar a declaração do Simples Nacional. 

É recomendado que os empresários dessa modalidade já tenham um contador de confiança para realizar o processo. Esse profissional irá orientar acerca de quais os documentos e prazos para essa declaração. 

Microempreendedor Individual

Para os casos de Microempreendedor Individual (MEI), a declaração Simples do Nacional pode ser feita sem a necessidade de um contador, embora isso não seja recomendado. Basta que o MEI reúna a documentação necessária para a declaração anual.

Todas as informações devem ser consideradas pelo empreendedor pois, caso realize alguma etapa do procedimento de forma errada, sua declaração pode não ser aceita e isso acarretará problemas com a Receita Federal. 

Portanto, é preciso que o MEI tenha o máximo de cuidado e atenção ao efetuar sua declaração, para que sua operação não tenha impedimentos futuros por questões fiscais ou tributárias.

Como evitar problemas com o Fisco?

Problemas com o fisco podem desabilitar uma empresa de forma provisória ou permanente. Caso sua empresa receba a visita de fiscais e não esteja com as declarações legais em dia, o empresário pode ser autuado e, em alguns casos, receber multas ou um processo tributário. As consequências de casos assim, podem levar à perda de bens e à desapropriação do negócio. 

Outros problemas relacionados à falta da declaração Simples do Nacional são com o INSS. Caso a empresa não tenha funcionários, o próprio empresário pode vir a ter problemas futuros relativos à sua aposentadoria, quando precisar do benefício. Se a empresa, no entanto, possui funcionários, a situação pode ser ainda mais grave, pois isso aumenta o débito enquanto empresário e o coloca em risco de processos judiciais por parte dos funcionários, devido à falta de recolhimento do INSS. 

A declaração Simples do Nacional é obrigatória quando a empresa se enquadra em alguma destas situações jurídicas:

• Pessoa jurídica classificada como MEI (Microempreendedor Individual);
• Empresa classificada como Empresa Individual (EI);
• Empresa classificada como Microempresa (ME);
• Empresa classificada como Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Os empreendedores da categoria MEI, devem realizar a declaração anualmente. As demais categorias devem emitir o documento mensalmente, sempre com o auxílio de um contador. 

Ações que causam a exclusão das empresas

Existem algumas ações que podem causar o bloqueio do acesso da empresa ao programa Simples Nacional. Esses bloqueios estão relacionados a ações irregulares para a redução do imposto a ser pago, ou seja, declarações com informações discrepantes com fins de sonegação de impostos. 

Alguns campos do formulário, quando preenchidos, reduzem o valor dos impostos a serem pagos. São eles:

• Imunidade
• Isenção / Redução cesta básica
• Lançamento de ofício com mais frequência sem amparo legal 

Caso eles sejam preenchidos indevidamente, a empresa poderá ser excluída do programa Simples Nacional. 

Como é calculado o Simples Nacional?

Antes de começar o cálculo da declaração Simples Nacional da empresa, é necessário atentar-se a algumas informações. 

Primeiramente, o faturamento da empresa deve ser de até R$ 4,8 milhões anualmente para que ela possa optar pelo Simples Nacional. E, dentro desse número, caso o faturamento seja maior de R$ 3,6 milhões, o ISS ou ICMS deverão ser recolhidos separadamente. Estando a empresa dentro desse primeiro enquadramento, deverá então ter em mãos o faturamento bruto dos últimos 12 meses de operação. 

Caso sua empresa tenha menos de 12 meses de atuação, o valor de faturamento bruto deverá ser considerado a média do tempo de atividade, multiplicado por 12. E, sendo seu primeiro mês de operação, apenas multiplicar a receita por 12. Isso porque, o cálculo do Simples Nacional é feito sempre em cima da receita bruta da empresa, ou seja, conforme aumenta o faturamento, aumenta também a contribuição. 

O cálculo do Simples Nacional tem por base uma tabela que apresenta todas as alíquotas relacionadas a cada tipo de atividade. Portanto, tendo em mãos o faturamento bruto anual, a empresa deverá verificar em qual anexo da Lei Complementar nº123 sua operação se enquadra, para que seja encontrada a alíquota para cálculo.

Dessa forma, para o cálculo do Simples Nacional deve-se estar em posse das seguintes informações: 

• Faturamento bruto dos últimos 12 meses (FB12);
• Alíquota nominal, encontrada na tabela (AN);
• Parcela a deduzir, também encontrada na tabela (PD). 

A partir daí, deve-se seguir a seguinte fórmula de cálculo: 

[(FB12 X AN) – PD] ÷ FB12

1. Faturamento Bruto Anual, multiplicado pela Alíquota Nominal
2. Retirar a Parcela a Deduzir do valor encontrado
3. Dividir o valor encontrado pelo Faturamento Bruto Anual. 

Feito isso, deve multiplicar o valor encontrado, pelo faturamento bruto do mês atual.  

O cálculo do Simples Nacional também pode ser feito através de um sistema online, que é o PGDAS-D. 

Mais uma vez, ressaltamos a importância do auxílio de um contador profissional nesse processo, para que não haja nenhum tipo de incongruência na declaração de sua empresa que possa afetar suas operações posteriormente. 

O que fazer para realizar a declaração do simples nacional?

A declaração Simples do Nacional é feita online, através do site da Receita Federal. Para que essa declaração seja feita da maneira certa, no entanto, é preciso que o empreendedor tenha em mãos toda a documentação necessária, para preencher corretamente os dados solicitados. 

Esses documentos variam de acordo com a modalidade da empresa. Por isso, o Microempreendedor Individual (MEI) e o Empreendedor Individual (EI) terão documentações distintas para apresentar, uma vez que também suas obrigações contábeis e jurídicas são diferentes.

A seguir, vamos detalhar a documentação relacionada a cada um das modalidades: 

Microempreendedor Individual (MEI)

É preciso possuir os comprovantes de tudo o que entrou e do que foi gasto por sua empresa ao longo do ano. Imprima todas as notas fiscais emitidas, guarde os recibos de compra e de venda, declare todo o dinheiro que foi faturado naquele ano. 

A dica é que você procure por fazer este controle de maneira mensal, para que possa se organizar melhor.

Empresa Individual (EI)

É preciso que a Empresa Individual esteja munida dos documentos de controle Nota Fiscal, de contratações (caso tenha contratado algum funcionário), planilha de fluxo de caixa, entre outros documentos pertinentes, que o seu contador irá solicitar para dar entrada na declaração.

Por se tratar de uma modalidade um pouco mais complexa que o MEI, pode ser que tanto seu contador, como a Receita Federal, possam pedir alguns documentos adicionais. No entanto, essas são geralmente as informações básicas necessárias, que devem ser acumuladas e organizadas durante o ano, para facilitar o momento da declaração.

Como fazer a declaração do simples nacional?

A declaração do Simples Nacional é feita no site da Receita Federal, dentro do prazo estipulado pelo calendário tributário. Os passos para realizar a declaração são os mesmos, tanto para MEI, quanto para a Empresa Individual, variando apenas a documentação solicitada.

Verificar se falta algum documento

É de extrema importância checar a documentação necessária. Verifique se existe algum tipo de documento pendente junto aos seus fornecedores ou clientes aos quais sua empresa atende, bem como relacionado a compras que você fez. 

Caso tenha funcionários, é fundamental que você declare todos eles. Informações como: quanto paga a cada um, data de entrada e data de saída, são essenciais. A dica é fazer uma planilha para cada tipo de despesa e manter esse controle sempre.

Procure por seu contador

Se você for empresário individual, precisará fazer uma declaração todos os meses. Caso seja Microempreendedor Individual, apenas uma vez por ano.De toda forma, é altamente necessária a ajuda de um contador nesse processo. 

É fundamental que a declaração Simples Nacional seja feita na frequência determinada por lei e também dentro do prazo correto. Nesse sentido, o contador sempre poderá lhe informar acerca dos prazos, documentos e ações necessárias para manter sua empresa em dia com as obrigações tributárias. 

Qual o melhor regime tributário para um comércio ou e-commerce?

Escolher o melhor regime tributário para sua loja virtual é uma tarefa que deve ser bem analisada, de acordo com o formato, capacidade, lucrabilidade e expectativas de seu negócio. Por isso, ao abrir seu e-commerce, uma boa assessoria contábil se faz extremamente importante. 

O regime tributário brasileiro tem uma certa complexidade e, também por isso, o empreendedor deve analisar bem em qual deles sua empresa melhor se encaixa. 

Basicamente, existem três regimes tributários em que um comércio ou e-commerce pode ser inserido. São eles: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. 

É importante ressaltar que sua empresa pode alterar o regime tributário a cada ano, caso isso seja necessário, conforme seu faturamento. Isso significa que você pode adequar-se ao regime que fizer mais sentido de acordo com a evolução de seu comércio. 

A seguir, falaremos brevemente sobre cada um deles: 

Simples Nacional 

O Simples Nacional vale para as empresas cujo faturamento anual não ultrapassa os R$ 4.8 milhões. A vantagem desse regime é que os impostos como ISS e ICMS são recolhidos em uma só guia de recolhimento. Esse processo, como o próprio nome já diz, simplifica o processo de declaração e pagamento de impostos das empresas.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime tributário para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. Esse tipo de recolhimento é um pouco mais complexo, pois a Receita Federal passa a assumir que certa porcentagem do faturamento dessa empresa seja equivalente ao seu lucro, e calcula a arrecadação baseada nesse fator. 

Aqui, a empresa efetua o pagamento dos tributos mensal e trimestralmente. 

Lucro Real

Esse regime tributário é obrigatório a empresas cujo faturamento ultrapassa os R$ 78 milhões anuais, mas é opcional para aquelas que faturam menos. 

No regime Lucro Real, os impostos são calculados com base nos dados contábeis da empresa, considerando eventuais déficits ou superávits do faturamento e também seu lucro real (por isso, o nome). 

Dessa forma, a empresa paga os impostos relativos ao seu lucro concreto e não ao presumido, o que pode ser uma vantagem para algumas empresas. 

Sendo assim, qual desses regimes é o melhor para seu e-commerce? A essa pergunta não existe uma resposta exata, no entanto. Em posse das informações a respeito de cada um deles, é necessário que o empreendedor, juntamente com seu contador, analise as condições e características de cada negócio antes de fazer essa escolha. 

De qualquer forma, o Simples Nacional acaba sendo a modalidade mais escolhida pelas pequenas e médias empresas, justamente pela simplicidade da declaração e recolhimento.

Como funciona o SPED para empresas do Simples Nacional?

O SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, que também pode ser conhecido como EFD. O SPED nada mais é do que uma plataforma digital onde devem ser inseridas todas as informações fiscais de uma empresa, para a análise do Fisco. 

A empresa pode integrar seu próprio ERP ao SPED e, dessa forma, as informações fiscais necessárias já ficam interligadas e disponíveis para o Fisco. 

Caso a empresa não trabalhe com nenhum sistema integrado, o empreendedor acessa diretamente o sistema do SPED e insere as informações nos campos solicitados. 

Existem 12 módulos relacionados ao SPED e falaremos mais deles a seguir: 

SPED Fiscal

O SPED Fiscal é um arquivo digital onde ficam dispostas todas as informações fiscais da empresa e suas operações, com fins de registros e apuração de impostos. 

ECD (Escrituração Contábil Digital)

A Escrituração Contábil Digital também pode ser chamada de SPED contábil. Funciona da mesma forma que o SPED fiscal, porém é um arquivo dedicado exclusivamente às informações contábeis da empresa. 

Através desse módulo, é possível a substituição dos antigos livros contábeis em papel.   

EFD Contribuições

A EFD Contribuições trata-se também de um arquivo digital, mas seu objetivo é escriturar as informações para recolhimento de PIS/PASEP e COFINS. 

NF-e

A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica. Foi estabelecida em 2005 e tem por objetivo substituir as Notas Fiscais de papel. 

NFC-e

Já a NFC-e é a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Também se trata de um documento digital emitido para substituir a nota fiscal de venda a consumidor e o cupom fiscal emitido por ECF. 

Ela serve para vendas presenciais ou entregues ao consumidor em domicílio. 

CT-e e CT-e OS (outros serviços)

Os CT-es são os Conhecimentos de Transporte Eletrônico. São substitutos dos antigos Conhecimentos de Transporte e são documentos utilizados para registrar o transporte de produtos e cargas rodoviárias, aéreas ou ferroviárias. 

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal ou ECF, é o documento eletrônico que substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, o antigo DIPJ, desde 2014.

MDF-e

O MDF-e é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que substitui os Manifestos de Carga. Eles servem para documentar toda a relação de carga, transportada por determinado veículo transportador, pela alfândega ou fiscalização vigentes. 

EFD Reinf

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf), é o arquivo que serve para registrar e declarar todas as contribuições relacionadas a pagamentos previdenciários substituídos, sem relação com o trabalho, como pagamentos efetuados a pessoas físicas ou jurídicas, ou retenções na fonte (IR, PIS/PASEP, COFINS, CSLL). 

NFS-e Nacional

A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. A NFS-e Nacional tem por objetivo padronizar a emissão das Notas Fiscais emitidas por empresas que oferecem serviços.  

A diferença entre a NF-e e a NFS-e é que a primeira está relacionada ao comércio de produtos e, a segunda, ao de serviços. 

E-Financeira

A E-Financeira trata-se de um composto de arquivos digitais que fazem parte da prestação de contas relativas às operações financeiras que são de interesse da Receita Federal. 

eSocial

A eSocial é um módulo do SPED que tem como objetivo unificar e digitalizar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. 

Esse é um módulo obrigatório para as pessoas jurídicas que contratem algum tipo de prestação de serviço que se vincule a obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias. 

Esperamos que este artigo possa ter lhe ajudado a entender melhor como funciona a declaração do Simples Nacional e o que sua empresa precisa para realizá-la. 

Reiteramos a importância da ajuda de um contador profissional para efetivar todo o processo, bem como fornecer a consultoria adequada, todavia, é também de grande relevância que o próprio empreendedor saiba e compreenda os requisitos tributários básicos. Dessa forma, você consegue traçar uma visão panorâmica acerca de suas obrigações legais enquanto empreendedor e tomar melhores decisões em relação ao seu e-commerce. 

Iniciar uma empresa implica em diversas responsabilidades que devem ser ponderadas pelo empreendedor, no entanto, munir-se do máximo de informações possível pode ajudar com que ele se sinta mais seguro e motivado em iniciar seu empreendimento. Lembre-se de que o mercado atual possui diversos profissionais capacitados e confiáveis para ajudá-lo a abrir sua empresa!

Continue em nosso blog para mais informações sobre como vender pela internet! 

Até a próxima!