Como criar fluxo operacional em sua loja virtual e otimizar os processos

Como criar fluxo operacional em sua loja virtual e otimizar os processos

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fluxo de operacional
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A forma como as operações de um comércio eletrônico são estruturadas tem influência direta no sucesso da empresa. Isso porque cada etapa do negócio tem um custo de tempo e de dinheiro, e o bom uso desses recursos faz muita diferença na qualidade do atendimento e na agilidade com que os produtos são enviados para os clientes.

Ou seja, a maneira como todo o processo de venda é conduzida influencia na satisfação dos consumidores e, desta na forma, na possibilidade de comprarem novamente da sua loja. Você trabalha com vendas e quer saber como criar fluxo operacional para seu negócio? Criamos esse conteúdo especialmente para você!

O QUE É FLUXO OPERACIONAL DE UMA EMPRESA?

Essa é uma das primeiras questões que vêm em mente na hora de criar uma empresa. Muitos gestores até sabem sobre a necessidade de estabelecerem uma boa estrutura em cada etapa do negócio, mas não entendem profundamente sobre o fluxo operacional da empresa. 

No entanto, para que a sua loja virtual funcione de maneira correta, é fundamental que você crie e mantenha um bom fluxo entre todas as operações. Essas etapas se diferenciam das estabelecidas em uma loja física, uma vez que o universo online tem as suas características próprias. 

Uma dica importante para que você possa criar um bom fluxo operacional em sua loja virtual é recorrer a ferramentas de controle de operações. Não é necessário que essa tecnologia seja complexa, muitas vezes uma simples planilha já ajuda bastante. 

COMO ELABORAR UM FLUXOGRAMA DE PROCESSO?

Para organizar o fluxograma das etapas de vendas da sua loja virtual, primeiro você deve conhecer com profundidade cada um dos setores. Assim poderá entender as necessidades de cada área e compreender qual etapa deve suceder a anterior.

Não existe uma regra para lojas virtuais. Dependendo do tipo de produto e do segmento com o qual trabalha, esse fluxograma de processo poderá ser diferente. O importante é que você mapeie as etapas de acordo com as necessidades da sua loja.

O QUE É O FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL?

Esse é um item bem importante para a saúde financeira do seu comércio eletrônico. O fluxo de caixa operacional nada mais é do que o controle sobre absolutamente todas as entradas e saídas de recursos da empresa. O objetivo é que o fluxo de caixa para e-commerce seja positivo, o que indica que entram mais recursos na empresa do que saem. 

Para calcular o fluxo de caixa operacional, primeiro você deve saber qual é o LAJIR da sua empresa. Ou seja, conhecer o lucro antes de serem descontados os impostos. A partir desse número, você poderá diminuir os valores referentes aos impostos e terá em mãos o valor do seu fluxo de caixa operacional, ou seja, quanto sua empresa lucrou no período. 

COMO CRIAR FLUXO OPERACIONAL NA SUA LOJA VIRTUAL?

Agora que você já sabe sobre a importância de manter tudo organizado no seu comércio eletrônico e de estar atento a todas as etapas de vendas, vamos às dicas práticas. Veja aqui como criar fluxo operacional para seu e-commerce e possibilitar que todas as fases sejam bem otimizadas. 

FAÇA UMA DIVULGAÇÃO INTENSA

Em primeiro lugar, dedique-se a divulgar a sua empresa e a atrair consumidores qualificados para ela. Apenas desta maneira é que você conseguirá concretizar as vendas e dar início a todo o processo de vendas do seu negócio. 

Para isso, o recomendado é que você recorra a uma estratégia de marketing digital. Com isso, você conseguirá entender quais canais deve marcar presença, que linguagem deve adotar na sua comunicação e em que tipo de anúncios deverá investir.

TESTE E ADEQUE TODA A SUA ESTRUTURA DE E-COMMERCE

Esse passo é bem importante para que você comece a operar com a melhor estrutura possível. Não espere fazer a primeira venda para saber se as suas etapas operacionais estão bem estruturadas. 

Teste isso com antecedência e quando as suas vendas começarem, apenas adeque o fluxo conforme as demandas que você for percebendo. Essa medida evitará que seus primeiros clientes fiquem insatisfeitos.

EVITE QUEBRAR O FLUXO OPERACIONAL

Depois que o seu fluxo estiver bem estabelecido e funcionando da forma adequada, evite quebrá-lo. Ou seja, esforce-se para manter as etapas exatamente da forma que você as planejou. Isso evitará transtornos que podem desencadear na insatisfação dos consumidores.

Essa dica vale especialmente para empresas que têm mais de um funcionário. Quebrar o fluxo operacional é, muitas vezes, o caminho para que os colaboradores se percam nos processos e acabem deixando de atender alguns consumidores.

ESTABELEÇA UM BOM RITMO DE OPERAÇÕES

Um bom ritmo de operações significa cumprir cada etapa do comércio eletrônico de forma rápida e eficiente. É importante que esses dois fatores estejam combinados, para que o processo não gere retrabalho, o que representa custos para sua empresa. 

Por isso, na hora de buscar por um fluxo para seu e-commerce, observe qual oferece mais rapidez para a sua loja, sem que represente perda de qualidade. Isso fará com que seus consumidores fiquem satisfeitos de todas as formas possíveis.

FAÇA USO DE UM SISTEMA COMPUTACIONAL 

A adoção de um sistema computacional integrado à loja virtual faz com que as etapas sejam cumpridas com atenção e que não sejam esquecidas por algum erro humano. Em geral, a tecnologia agrega tanto no tempo das operações quanto no custo financeiro.

Por isso, procure automatizar os processos. Algumas plataformas para e-commerce dispõem de uma ferramenta que ajuda muito no controle das etapas. O uso de recursos como esse também é interessante para entender quais processos podem ser melhorados.

COMO A TECNOLOGIA PODE AUXILIAR NO CONTROLE DE FLUXO OPERACIONAL?

Existem diversas tecnologias que podem ser bastante úteis para a criação de fluxo operacional para loja virtual. O exemplo mais comum é a utilização de planilhas para a criação e o gerenciamento das etapas do e-commerce. No entanto, este tipo de ferramenta não permite a integração com a loja virtual.

Ou seja, não é possível controlar em tempo real as etapas de vendas do comércio eletrônico. Essa possibilidade é importante para deixar todo o processo de venda mais ágil e assertivo. Confira aqui os pontos positivos de recorrer a um sistema operacional automatizado:

CONTROLE DO FLUXO OPERACIONAL EM TEMPO REAL

Ter o controle do fluxo de caixa de sua loja em tempo real é extremamente útil e até mesmo necessário, pois garante que você possa controlar as ações que cada um de seus funcionários está realizando. Desta forma, poderá intervir para melhoria de todo o processo. 

CONTROLE NO IMPACTO DAS VENDAS

Observar os esforços da sua empresa e entender como isso impacta nas vendas faz com que você possa prever problemas e adotar medidas para antecipar a resolução de cada um. Um controle automatizado permite que você recolha os dados de maneira mais simples e consiga entender exatamente onde pode melhorar. 

PRATICIDADE NO USO

A adoção de ferramentas automatizadas para o fluxo do negócio possibilita que você enxergue melhor as entradas e saídas da sua empresa de forma muito mais rápida do que se utilizasse controles autônomos, como o Excel. Em geral, essas ferramentas são intuitivas e permitem que até mesmo pessoas leigas consigam executá-las. 

COMO REALIZAR A INTEGRAÇÃO DA LOJA VIRTUAL COM O FLUXO DE OPERAÇÕES?

Para integrar a sua loja virtual com o controle de fluxo de operações é necessário que você comece a usar um ERP, ou seja, um sistema que faça a integração da gestão. Existem muitos tipos de ERPs no mercado, mas o mais indicado no início da atuação da loja virtual é o E-ERP, desenvolvido exclusivamente para meios eletrônicos.

É importante destacar que o processo de integração não traz resultados instantâneos, justamente porque exige um tempo de adaptação. Além disso, a recolha de dados deve ser realizada conforme o volume de vendas. No entanto, a médio prazo você sentirá os benefícios desta implementação. 

Para evitar que você tenha que esperar este tempo de transição para colher os frutos, pode ser uma boa ideia já começar o negócio com os processos integrados. Isso fará com que a sua loja atue de forma otimizada desde o primeiro dia. 

Agora que você já sabe como criar fluxo operacional para o seu negócio, que tal ler sobre análise de dados para o e-commerce? Escrevemos um artigo explicando quais são as 6 métricas que você deve considerar!

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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