Como fazer um programa de controle de estoque em sua loja: aprenda!

Como fazer um programa de controle de estoque em sua loja: aprenda!

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COMO REALIZAR VENDA SEM ESTOQUE
COMO REALIZAR VENDA SEM ESTOQUE

Existem muitas empresas que buscam diversas maneiras de controlar o seu estoque, em se falando de empreendedor individual que geralmente está começando seu negócio onde é imprescindível ter um bom programa de controle de estoque.

Afinal, a organização do estoque é fundamental para o bom andamento de uma empresa, previne a falta de produtos e contribui para o controle financeiro, evitando gastos desnecessários. Mas como fazer um programa de controle de estoque? Leia e Aprenda como fazer um programa de controle de estoque em sua loja em poucos minutos e pare de perder dinheiro. Veja!

O QUE É CONTROLE DE ESTOQUE?

O programa de controle de estoque tem por objetivo verificar a quantidade de mercadorias disponíveis para uso, bem como seu custo, a fim de evitar desperdícios com a aquisição de insumos já existentes ou a não utilização do material que se tem.

O controle de estoque abrange as atividades de planejamento, organização e controle do fluxo de materiais na organização. Em outras palavras, o manuseio e armazenamento de matérias primas, produtos (acabados ou não acabados), ferramentas e equipamentos.

COMO FAZER UM PROGRAMA PARA CONTROLE DE ESTOQUE E VENDAS?

CONTROLE DA ENTRADA DE MATERIAIS

A periodicidade do controle deve ser seguida com rigidez. Entrada e saída de materiais precisam ser anotadas e/ou lançadas no sistema informatizado de controle.

CONTROLE DE SAÍDA DE MATERIAIS

Para saídas de material do estoque é necessária a utilização de requisições com dados como identificação de quem está retirando, descrição do produto, quantidades, finalidade, etc.

NORMAS DE ENTRADA E SAÍDA

Devem existir normas para entrada e saída de material. Isso dará uma base estatística ao gestor na hora de fazer novas aquisições, e ajudará na prevenção de perda, tanto de material, quanto de capital.

Ficha de controle de estoque: informações básicas

  • Código e descrição do produto
  • Unidade de medida (Kg, peça, caixa, etc.)
  • Estoque mínimo (quantidade mínima para que não falte)
  • Localização (onde encontrar no almoxarifado)
  • Data de entrada ou de saída
  • Quantidade
  • Custo

Esses dados podem ser preenchidos com base nas informações da nota fiscal ou de algum documento de recebimento e também considerando as requisições de material.

Gerir a dinâmica de uma planilha de controle de estoque entrada e saída de materiais de uma empresa é tarefa de grande importância, pois aperfeiçoa os investimentos, possibilita uma projeção de produção, vendas ou serviços, bem como de pedidos a serem feitos no mês posterior.

Um bom programa de controle de estoque mantém a quantidade exata de mercadorias necessárias para o funcionamento da empresa, sem gastos em excesso. O resultado é a economia de recursos financeiros e melhora na qualidade dos produtos e serviços prestados.

Programas de controle de estoque disponíveis para loja virtual

Existem muitas opções das mais diversas e variadas que podem e devem ser levadas em consideração na aquisição de um programa de controle de estoque, principalmente e de modo especial em se falando de desenvolvimento de programa de controle de estoque, que é um mercado que oferece por várias soluções de pequeno, médio e grande porte para todas as empresas da atualidade.

Vamos colocar aqui de forma bastante enumerada estas opções que existem no mercado atual em se falando de programa de controle de estoque, para a sua loja e maneira que esta atitude seja algo eficiente e ao mesmo tempo traga bons resultados para a sua loja virtual e permita que você possa ter uma boa experiência em termos de desenvolvimento de negócios em e-commerce.

A entrega é crucial para o S-commerce

Caso a sua loja seja uma loja que esteja sendo desenvolvida nos padrões e moldes do s-commerce com certeza a agilidade na questão da entrega é algo crucial e isto passa necessariamente e obrigatoriamente pela adoção de um sistema perfeito de controle de estoque, que se baseie em um programa eficaz de controle de estoque.

Antes de irmos para as opções em si, vale ressaltar que desenvolver um programa de controle de estoque, é algo extremamente trabalhoso pois requer um investimento pesado tanto no humano para realizar o treinamento e a capacitação pelos profissionais envolvidos, como no tecnológico por meio de desenvolvimento de uma tecnologia que seja o mais adequado possível às demandas de seu business plan.

Como fazer um programa de controle de estoque próprio?

Uma outra questão, que também deve ser levada em consideração é que ao aderir a este modelo de negócios, como é uma loja virtual ou presencial seria ter um programa de controle de estoque próprio é algo que representa um enorme diferencial em se falando de tecnologia que pode ser algo que garanta a médio e longo prazo que você possa superar pelo seu concorrente a curto e médio prazo, trazendo assim uma série de melhorias de performance para o seu negócio.

Basicamente existem duas opções para que você possa ter o seu próprio programa de controle de estoque, são elas:

1-Você mesmo criar seu programa de controle de estoque

Isto requer uma enorme carga de tempo e uma série de conhecimentos técnicos especializados, para desenvolver um sistema de maneira eficiente é imperativo e necessário que você tenha conhecimentos de várias áreas do técnicas que podem fugir da demanda geral de um e-commerce.

2-Contratar uma empresa 

Você pode e deve optar por contratar por uma empresa para desenvolver de maneira eficiente por seu programa de controle de estoque, esta opção é muito indicada para empresas de e-commerce que estão começando no mercado por ser algo que é mais recomendado e até mesmo indicado principalmente para aqueles que não tem nenhum conhecimento técnico específico de tecnologia.

Uma outra opção em que também deve ser algo a ser considerado é a contratação de um freelancer por meio de mercados de procurement, que existe na atualidade porém esta opção requer que você tenha um conhecimento mesmo que superficial de programação e designer para que você não tenha que passar por diversos problemas com o desenvolvimento de seu programa de estoque.

POR QUE APOSTAR NO DESENVOLVIMENTO POR CONTA PRÓPRIA DE UM PROGRAMA DE CONTROLE DE ESTOQUE?

Quando estamos a falar em termos e desenvolvimento de um programa de controle de estoque, estamos a falar da possibilidade de você ter êxito e controle total no controle do estoque de sua loja para que você possa então ter uma certa eficiência em seu negócio em questão.

Porém não basta simplesmente ter um bom programa de controle de estoque em mãos é preciso antes e acima de tudo que você tenha um bom funcionário, que se resume em um funcionário que seja treinado de forma adequada para o desenvolvimento e operação deste tipo de sistema que requer um tempo para aprendizado.

Como conciliar o inventário físico  ao inventário de livros 

Siga as dicas:

1. Insira os dados para cada categoria 

Retire a quantia vendida da quantia pedida para estabelecer o “build-to”(construir para). Em seguida, subtraia o valor disponível do valor do “build-to” para determinar o valor correto para ajustar o estoque para o próximo período. Não esqueça de inserir dados para todos os tipos de itens de estoque, incluindo matérias-primas e componentes.

2. Ajuste dados para redução de estoque

Redução de estoque significa perdas durante operações comerciais regulares. O inventário pode ser perdido devido a roubo, obsolescência, deterioração ou dano. 

A redução de estoque será responsável pela diferença entre uma contagem de inventário físico e a última contagem de inventário registrada nos livros. Se você reconhecer alguma perda antes de fazer um inventário, registre-o imediatamente em sua planilha de inventário. 

3.Separe o inventário e os deveres administrativos

O gerenciamento de estoques exigirá o gerenciamento de inventário físico, como contagem de inventário e funções administrativas e de movimento, como o preenchimento da documentação e contabilidade relacionadas. 

Em grandes empresas, esses processos provavelmente serão tratados por departamentos ou equipes separadas. No entanto, mesmo nas empresas menores, você deve ter uma pessoa diferente para lidar com cada lado. Isso reduz o risco de roubo. 

Tome o inventário em intervalos regulares

Treine seus trabalhadores de inventário

As pessoas que trabalham nos seus sistemas de inventário são o aspecto mais crítico do seu sistema. Se eles não tiverem treinamento e nem a certeza de quem deve executar uma ação, sua eficiência e precisão no gerenciamento de inventário serão prejudicadas. Treine seus funcionários em todos os aspectos do processo de gerenciamento de inventário, incluindo o que deve ser feito em cada ponto, quem precisa fazê-lo e como deve ser documentado. Se necessário, anote essas políticas para que os funcionários possam consultar um guia. Isso ajudará a evitar a frustração e a má administração do inventário. 

Realize contagens de estoque diariamente, semanalmente ou mensalmente

A frequência com que o inventário é realizado terá uma influência significativa na precisão de um sistema de inventário. Independentemente do tipo de operação, no entanto, alguns tipos exigirão intervalos de inventário mais regulares do que outros. 

Melhorando o Gerenciamento de Inventário

1.Analise os dados do inventário

Você pode melhorar seu gerenciamento de inventário analisando as informações. Especificamente, você pode trabalhar para entender quanto estoque você precisa levar em um determinado momento e quando deve pedir mais. 

Comece calculando seu custo diário de mercadorias vendidas dividindo seu custo anual ou trimestral de mercadorias vendidas pelo número de dias em que você esteve aberto durante esse período. Em seguida, divida o valor de inventário atual por esse valor. O resultado é o seu período médio de investimento em estoque.

2.Otimize seus níveis de estoque

Os níveis de estoque devem ser gerenciados de forma eficaz e mantidos no nível correto, a fim de maximizar o lucro e reduzir a perda. Manter um estoque excessivo aumenta o risco de obsolescência, danos e deterioração, embora não seja suficiente manter oportunidades de vendas perdidas. 

Para otimizar seu estoque, comece com projeções de vendas com base em períodos anteriores. Em seguida, ajuste as tendências e a sazonalidade. 

3.Implemente software de gerenciamento de inventário

Embora o uso de uma planilha de inventário possa funcionar para uma pequena empresa, qualquer tipo de empresa grande ou de grande volume precisará de um software de gerenciamento de inventário. 

Esses programas permitem que você gerencie inventários, pedidos e outros dados enquanto fornece análises e rastreamento úteis. Idealmente, seu sistema pode se integrar ao seu outro software comercial para criar um sistema unificado e automatizar algumas de suas operações.

4. Faça esforços para reduzir a perda

A redução do estoque é tipicamente pequena, mas pode acabar representando uma perda substancial se não for sistematicamente controlado. Trabalhe para evitar roubos aumentando a segurança em torno de seu depósito ou áreas de armazenamento. 

CINCO PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DE UMA BOA ESTRATÉGIA DE GERENCIAMENTO DE ESTOQUES

O gerenciamento de estoques é uma boa prática para qualquer empresa. Se você não estiver de olho em seu inventário ou contando estoque regularmente, estará se preparando para possíveis erros e desafios. Gerenciamento de estoque adequado realmente pode fazer a diferença ou quebrar o seu negócio! Tenha os seguintes benefícios em mente ao avaliar o custo de  não  implementar uma estratégia de gerenciamento de inventário: 

  • Uma boa estratégia de gerenciamento de estoque melhora a precisão dos pedidos de estoque
  • O gerenciamento adequado de estoque ajuda a descobrir exatamente quanto você precisa ter disponível. Isso ajudará a evitar a falta de produtos e permitirá que você mantenha estoque suficiente sem ter muito no depósito. 

Custo benefício de fazer um programa de controle de estoque

Uma boa estratégia de gerenciamento de estoque leva a um depósito mais organizado. Muitas empresas optam por otimizar seus estoques, colocando os produtos mais vendidos em locais de fácil acesso. Isso, por sua vez, ajuda a acelerar o processo de atendimento de pedidos e mantém os clientes satisfeitos.

Ajuda a economizar tempo e dinheiro

O gerenciamento de estoques pode ter benefícios monetários e em tempo real .Ao acompanhar quais produtos você tem em mãos ou encomendou, você economiza o esforço de ter que fazer uma recontagem de estoque para garantir que seus registros sejam precisos. Uma boa estratégia de gerenciamento de estoque também ajuda a economizar dinheiro que poderia ser desperdiçado em produtos de baixa rotatividade.

 Aumenta a eficiência e a produtividade 

Dispositivos de gerenciamento de inventário, como scanners de código de barras e software de gerenciamento de inventário, podem ajudar a melhorar drasticamente sua eficiência e produtividade. Esses dispositivos ajudarão a eliminar processos manuais para que seus funcionários possam se concentrar em outras áreas – mais importantes – dos negócios.

Mantém seus clientes 

É um fato que uma boa gestão de estoque leva ao que você está constantemente buscando – repetição de compra dos clientes. Se você deseja que seus clientes conquistados com tanto esforço retornem para seus produtos e serviços, você precisa ser capaz de atender à demanda dos consumidores rapidamente. 

O gerenciamento de estoques ajuda a atender a essa demanda, permitindo que você tenha os produtos certos em mãos, assim que seus clientes precisarem deles.

Rastreador de inventário: como fazer um controle de estoque no Excel

Utilizar o Microsoft Excel para controle de inventário é uma maneira fácil de reduzir custos, economizar tempo e organizar o inventário. Descubra como como fazer controle de estoque no excel com esta planilha de inventário gratuita.

Embora não seja um ajuste perfeito para empresas maiores – ou para qualquer pessoa com algumas centenas de itens diferentes em seu inventário – o Excel é excelente para startups. 

  1. Acompanhe o inventário com base na quantidade de vendas

A maneira mais simples de usar o Excel como sistema de gerenciamento de estoque é organizar os dados com base na quantidade de vendas. Isso permite que você crie um rastreador de inventário flexível que atualiza você quando precisar solicitar itens.

Ele também mantém os itens mais vendidos na parte superior para facilitar o acompanhamento, para que você não role páginas de dados para encontrar o que precisa.

Existem várias maneiras de fazer isso, mas o método mais fácil é usar a função Classificar predefinida no Excel. Você também pode usar a função Rank, que é um pouco mais sofisticada.

A função Classificar requer apenas que todas as suas células sejam do mesmo tamanho, que você selecione todas elas e que você possa encontrar a função Classificar na parte superior da página. Não se esqueça, você terá que reordenar toda vez que atualizar seus números e usar a ordem “Decrescente” se quiser classificar as vendas do maior para o menor.

Você pode usar a mesma função SUM com Sort para gerar relatórios de receita, adicionando um valor para cada item. Então, quando você atualiza sua caixa de itens vendidos, o Excel automaticamente faz as contas para você controlar quanto inventário você vendeu. Você também pode expandir isso adicionando seções para margens de lucro, impostos e detalhes menores, como custos de embalagem e frete.

A função Rank permite que você leve este processo adiante, adicionando uma classificação específica (1, 2, 3, 4 e assim por diante) aos seus itens. Também é mais dinâmico porque é atualizado automaticamente conforme você ajusta os números. Isso significa que você não terá que classificar manualmente seus itens cada vez que adicionar uma nova venda, portanto, não se esqueça de atualizar sua classificação e, acidentalmente, reordenar os itens incorretos.

2. Use um scanner de código de barras USB para rastrear estoques e pedidos

O principal problema com a função acima é que você tem que inserir manualmente todos os seus produtos de entrada e saída. Quando você tem um grande número de produtos, várias pessoas inserindo valores ou um dia atarefado, ocorrem erros.

Por esse motivo, um scanner de código de barras é uma ferramenta útil para rastrear estoques com o Excel. 

A maioria dos scanners de código de barras USB e sem fio é fácil de programar para integrar diretamente ao Excel, e você pode fazê-lo em linhas separadas ou atualizando uma única linha. A programação para scanners de código de barras varia ligeiramente de acordo com a marca.

Cada vez que você digitaliza um código, ele insere automaticamente o SKU do item em seu documento do Excel. Tenha em mente que, a menos que você atribua valores adicionais ao scanner de código de barras, ele não colocará outros itens como valor, descrição do produto, entre outros. Você pode programar isso facilmente usando os códigos do scanner de código de barras, mas isso vai variar dependendo no seu software.

  1. Torne seu rastreador do Excel acessível na nuvem

Uma das principais limitações do programa Excel é que não há realmente uma maneira viável para várias pessoas adicionarem ao mesmo documento de uma só vez. Embora você possa resolver isso com vários documentos do Excel, a tecnologia atual apresenta outra solução: a nuvem.

Um sistema de gerenciamento de inventário em nuvem é especialmente útil se a folha de inventário for atualizada por várias pessoas ou por vários dispositivos. A função mais valiosa é a sincronização automática. 

  1. Gerar relatórios do rastreador de inventário

Os relatórios de rastreamento de inventário e os gráficos de análise são relativamente fáceis de gerar, desde que você seja diligente em relação ao rastreamento de inventário. Você pode optar por criar relatórios em uma base diária, semanal, quinzenal ou mensal, bem como criar relatórios trimestrais e anuais.

5. Criar um inventário em execução para vendas, lucros e produtos

Para empresas menores, ou aquelas com apenas alguns itens de ticket grandes, as páginas de inventário individuais são as mais convenientes, porque permitem que você aloque uma página para cada produto.

Para empresas maiores ou para aqueles com mais produtos, você pode criar um inventário em execução para vendas, lucros e produtos.

Crie uma linha de estoque original e use isso para deduzir suas vendas. Isso fornece um total instantâneo que é atualizado sempre que você altera o número em qualquer célula. Você pode atualizar a célula usando um número inserido manualmente ou usando um scanner.

Sistema de gestão de estoque Java 

Outra opção de sistema de gestão de estoque gratuito pode ser encontrada no Java.  

A forma de como fazer um programa de controle de estoque em java vai exigir que você tenha um login, onde o encarregado de estoque pode entrar no sistema, digitando a senha fornecida por eles.

O principal objetivo do Stock Management System Java Project é manter um estoque para uma organização em um sistema baseado na web. 

Melhores práticas para gerenciamento de estoque para depósitos

 Fornecer seus produtos no prazo e com múltiplos canais pode ser bastante desafiador. Com isso em mente, aqui você tem algumas das melhores ideias que farão o gerenciamento de estoque funcionar sem problemas. 

1. Tente usar opções econômicas 

Sempre que você planeja fazer o gerenciamento de estoque para armazéns, você deve se concentrar no ROI e executar uma operação enxuta. 

O cross-docking (é um sistema de distribuição no qual o produto que foi comprado pelo cliente é despachado para um centro de distribuição) permite que as empresas gerenciem o estoque do depósito de maneira perfeita e facilita muito o armazenamento apenas por esse motivo. Se você tiver um sistema de remessa complexo, poderá optar pelo picking (modelo onde o operador separa somente um tipo de produto). Se você adotar um método de rastreamento avançado, você encontrará cross docking e picking para economizar tempo e dinheiro.

2. Tente vincular níveis de inventário e precisão

Seu sistema de gerenciamento de estoque fornecerá uma grande quantidade de dados em relação à maneira como os produtos estão sendo movimentados no depósito. Se você tem um sistema complexo, você encontrará todas essas informações para ser mais do que esmagadora às vezes.

3. Reorganize a planta

Reestruturar sua planta é uma estratégia comprovada para torná-lo mais eficiente. Como a oferta e a demanda do produto mudam continuamente, você também deve fazer alterações no armazenamento.

Uma estratégia ideal é tentar modificar os planos de armazenamento para corresponder ao seu novo modelo de negócios.

4. Tente sempre lembrar da identificação pessoal

Além de fazer o acompanhamento de inventário, você também precisa fazer o monitoramento dos funcionários. É por isso que pode ser uma estratégia útil adicionar alguns novos protocolos de segurança que facilitarão o rastreamento de funcionários. 

5. Acompanhe os mais vendidos 

Uma vantagem de otimizar seu gerenciamento de estoque para depósitos é que você pode rastrear vendas e pedidos para cada produto ou cliente. Essas informações podem ser extremamente úteis, a maioria das empresas pode aprimorar seus insights inteligentes nos dados de inventário. Use essas informações para rastrear os mais vendidos. Posicione-os em um lugar onde você possa encontrá-los e segui-los muito mais facilmente.

6. Use um software de gerenciamento de inventário de qualidade

Gerenciamento de estoque adequado para armazéns pode ser feito contanto que você tenha o software certo. Ao adotar um, a eficiência da decisão é aumentada e a confusão em ambientes de cadeia de suprimentos de alto ritmo é rapidamente reduzida. 

7. Use opções de rastreamento móveis e fixas

Usar opções de rastreamento móvel permitirá que você veja onde você colocou um produto, como você pode acessá-lo e se está pronto para envio. O rastreamento móvel permite que você veja onde os itens estão localizados o tempo todo e torna todo o processo mais rápido, fácil e intuitivo.

Lembre-se de que o melhor software de gerenciamento de estoque de varejo não funciona sozinho e precisa fazer parte de uma rede de ferramentas maior. Manter seus produtos e catálogos em ordem, atualizados e sincronizados em tempo real é a base de qualquer plano de gerenciamento de estoque, e você pode alcançá-lo escolhendo o melhor sistema. Compartilhe com sua rede!!

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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