O que é e-procurement e como funciona? Impacto na loja virtual

E-procurement (eletronic procurement) é um sistema de negociação via internet que facilita a gestão de compras. É utilizado pelas empresas para automatizar o processo de aquisição de bens e produtos, desde o pedido até o pagamento, pode ser feito manualmente ou com o uso de sistemas de informática.

Assim, a utilização do método oferece mais segurança às empresas na hora de efetuar as compras de suprimentos. Desse modo, cria-se uma projeção confiável que pode evitar grandes perdas monetárias para o negócio. 

Ou seja, esta ferramenta deve evitar atrasos na produção ou na entrega das mercadorias e também melhora a logística da empresa, pois quando bem aplicado essas questões se tornam mais funcionais. 

Quer saber o que é E-procurement? Veja aqui como o E-procurement  pode melhorar as compras do seu negócio e como aplicá-lo de forma prática e simples!

O que é E-Procurement?

O e-procurement normalmente descreve as compras business-to-business realizadas online ou por meio de alguma rede ou plataforma digital. Esta é uma descrição bastante ampla de muitas transações que acontecem com base em tecnologias modernas e parcerias comerciais e de fornecedores.

Em outras palavras, o conceito de E-procurement está relacionado a um sistema de transações em rede que facilita o gerenciamento de compras. As empresas o utilizam para automatizar o processo de compra de bens e produtos, do pedido ao pagamento, que pode ser feito manualmente ou por meio de um sistema informatizado.

Como Funciona o E-Procurement?

O E-Procurement tem várias aplicações que sua empresa pode usar. A própria Internet abriu muitas portas e permitiu a utilização de várias ferramentas para troca de dados baseada em XML ou EDI (Electronic Data Interchange Systems), entre outras coisas.

Bem como, E-sourcing, e-licitação, e-leilão e e-ordenação tem tudo, mas empurrou para fora o processo de aquisição tradicional feito pelas organizações. Isso inclui o fornecimento e a identificação de fornecedores, sua solicitação, a avaliação dos melhores, a negociação de contratos e, finalmente, o gerenciamento de contratos com fornecedores.

Com eles, uma organização pode, por exemplo, identificar um vendedor em potencial (e-sourcing), colocar todos os fornecedores sob um mesmo teto para um processo de leilão (e-leilão) ou permitir que todos os funcionários adquiram materiais de escritório e materiais necessários. seu trabalho (e-ordering).

Como Aplicar o E-Procurement?

Existem várias ferramentas e aplicações que se enquadram no conceito do que é e-procurement, algumas delas são as seguintes:

1. Busca de Fornecedores

O e-procurement oferece automação ao processo de produção. Ou seja, Ele promove mais celeridade e eficiência à prestação dos serviços. Auxilia também no rastreio de novos fornecedores. 

Esse tipo de e-procurement, é o E-sourcing, também chamado de leilão reverso, em que os fornecedores entram em uma espécie de competição, dando lances de oferta de seus serviços, possibilitando ao comprador a escolha do que melhor o atenda.

2. Criação de Banco de Dados

O conceito de e-procurement abrange o uso associado com uma ferramenta de troca de informações de negócios entre compradores e vendedores, pode ocorrer por chat ou e-mail, permitindo a coleta e o armazenamento de dados desses fornecedores, com o objetivo de montar um arquivo para consulta. Esse tipo de e-procurement é o chamado e-informing.

3. Controle de Estoque

O sistema e-procurement que permite agendar compras para criar um estoque ideal, com fluxo perfeito de entrada e saída de mercadorias, evitando perdas é o web based ERP (Enterprise Resource Planning), que proporciona reposição programada, diminuindo o risco de prejuízos.

Qual o Impacto do E-Procurement no Setor de Compras?

Se o pensamento de mudar para um processo de e-procurement lhe dá arrepios, você não está sozinho, muitos gerentes de compras se preocupam com o fato de a contratação eletrônica ser muito complicada e abrir sua organização para preocupações e erros de privacidade. 

Sem mencionar o tempo que levará sua equipe para aprender um novo processo. Sabemos que você provavelmente já ouviu falar sobre os benefícios de tornar todos os seus processos eletrônicos. Mas existem alguns benefícios muito importantes para o e-procurement que você pode não ter considerado.

Assim como, quando você considera a redução nos erros de suprimento, nos custos e na burocracia, uma mudança para a aquisição eletrônica pode fazer com que seus funcionários e o ambiente lhe agradecem.

1. Custos Reduzidos

Em primeiro lugar, a obtenção dessa ferramenta auxilia na economia do seu dinheiro, isso é, evitando gastos duplicados, aproveitando a compra em volume e economizando os custos associados aos sistemas baseados em papel, por exemplo, o custo de carimbos para enviar sua papelada.

2. Gastos Transparentes

Conduzir eletronicamente sua aquisição torna mais fácil escrever e analisar relatórios sobre seus sistemas de aquisição, o que significa que você pode garantir que seus procedimentos de aquisição estejam em conformidade com suas políticas.

3. Maior Produtividade

Uma vez que você aprendeu o sistema, o e-procurement é menos demorado do que o procurement tradicional. Ter seus registros armazenados eletronicamente torna mais fácil enviar propostas reutilizáveis. Enquanto isso, o uso de modelos significa que a papelada pode ser preenchida mais rapidamente.

4. Eliminando a Papelada

Cansado de encontrar novo espaço para armazenar toda aquela papelada? Com o e-procurement, tudo pode ser salvo e armazenado eletronicamente. Isso não apenas evita que você precise de mais espaço, mas também torna o processo de encontrar propostas mais antigas mais simples.

5. Velocidade de Transação Aumentada

O e-procurement economiza tempo e é eficiente. Como a manipulação eletrônica de tarefas suporta e simplifica o processo de compra, a velocidade de transação é aumentada. 

Além disso, devido aos relacionamentos habilitados com os fornecedores, os tempos de ciclo de aquisição aumentam. O processo de e-procurement elimina atividades desnecessárias, permitindo que você se concentre em tarefas mais valiosas.

6. Compra Padronizada

Quando você tem vários departamentos que tomam decisões de compra, pode haver diferenças no que e como eles compram. Dessa forma, a realização de compras por meio eletrônico facilita a conformidade de todos os departamentos com os padrões de aquisição da empresa.

7. Erros Reduzidos

Por fim, a papelada eletrônica é simplificada e, portanto, mais fácil de verificar erros – não há impressão confusa para atrapalhar também. Junto com isso, os pedidos anteriores são mais facilmente referenciados, o que significa que há uma chance maior de que sua empresa possa comparar os pedidos para garantir que os novos estejam corretos.

Como vimos, a base de dados do e-procurement é interligada entre os diversos departamentos de uma empresa, o que faz com que o gerenciamento de produtos e serviços seja mais ágil e eficaz. 

Assim, os relatórios de análise gerados pelo modelo proporcionam uma visão geral e completa, que direciona o investidor para a maneira mais sensata de agir, garantindo bom desempenho e consequente aumento nos lucros.

Gostou de saber sobre e-procurement e como ele pode ajudar seu negócio? Que tal saber mais a respeito de Como gerenciar uma Loja Virtual? Veja 8 Estratégias + Ferramentas!