Como fazer um plano de ação? Aprenda a fazer em poucos minutos

Como fazer um plano de ação? Aprenda a fazer em poucos minutos

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Veja a importância de se ter um Plano de ação

Você já ouviu falar em plano de ação? Esta é uma ferramenta de gestão muito utilizada por empresas que queiram minimizar os riscos encontrados durante o seu crescimento. Um plano de ação reúne todas as práticas que uma empresa deverá adotar para atingir seu potencial máximo.

O plano de ação é feito considerando as particularidades de cada negócio e, por isso, se bem formulado, traz resultados eficientes para empresas dos mais variados ramos. O plano de ação oferece benefícios tanto para negócios que atuem com sede física, quanto para os que trabalhem na modalidade digital.

Por isso, esta modalidade de plano de organização poderá ser aplicada para lojas online de roupas, de decoração, de brinquedos, e até mesmo para comércios eletrônicos de serviços. O sucesso do plano de ação dependerá do empenho dos colaboradores na sua criação e na colocação dos objetivos em prática.

Quer saber mais sobre esta ferramenta? Continue lendo e veja como fazer um plano de ação efetivo para o seu negócio:

O QUE É UM PLANO DE AÇÃO?

Talvez você ainda não conheça o termo plano de ação, mas, ao terminar este texto, estará íntimo dele. O plano de ação é um conjunto de ações que são planejadas previamente e acabam sendo elaboradas após uma extensa e detalhada análise de dados.

Assim, o plano de ação pode ser um documento para curto prazo, embora seja constantemente utilizado por empresas e corporações para prever o seu desenvolvimento em médio e longo prazo.

Um bom plano de ação é caracterizado por detalhar uma situação do seu planejamento até sua conclusão, prevendo erros, na tentativa de minimizá-los. Assim, ao planejar um plano de ação, uma empresa irá criar uma lista de estratégias de erros que podem ocorrer no caminho e como eles podem ser reduzidos.

Além disso, ao planejar o plano de ação, a empresa deverá pensar em alternativas viáveis para acelerar a realização dos seus objetivos, de modo que contribua para o crescimento e, principalmente, para o fortalecimento do negócio.

Planos de ação também costumam ser feitos como uma tentativa para correção de um problema na empresa ou na busca de evitar um futuro problema. Assim, a elaboração de um plano de ação visa uma extensa consulta por informações, sejam elas registros históricos, atas de reuniões, relatórios de pesquisa ou de auditorias.

Por fim, antes de começar a elaborar seu plano de ação, é necessário que você tenha uma boa noção dos setores, sabendo como esse plano irá afetá-las e contribuir para que o objetivo comum final seja alcançado.

PORQUE FAZER UM PLANO DE AÇÃO?

Se você ainda não vê importância na criação de um plano de ação, saiba que ao fazer isso, você dará mais organização para administração da sua empresa, tendo em vista que as ações estarão estudadas e planejadas nos mínimos detalhes.

Dessa forma, o plano de ação irá orientar o gestor da empresa. Ele, seguindo o plano de ação, saberá em que momento e por que motivo deverá tomar cada uma das ações. Isso, logicamente, acabará por reduzir os riscos de erro, ao mesmo tempo em que aumenta as chances de resultados positivos.

COMO FAZER UM PLANO DE AÇÃO PARA SEU NEGÓCIO

Quem já tentou fazer um plano de ação, sabe que essa não é uma tarefa simples de ser realizada por uma empresa. Há muitos detalhes que geralmente escapam da nossa atenção. Se você gerencia uma empresa, provavelmente sabe das dificuldades que surgem pelo caminho.

Assim, para que você possa alcançar as suas metas, é fundamental que você tenha um bom plano de ação, que contemple todos os seus objetivos para o futuro e todos os caminhos previstos para realizá-los.

De antemão, é necessário saber que este conjunto de ações deve estar organizado e estruturado. Somente assim será possível cumprir os objetivos acordados. Para tanto, é fundamental que esse plano de ação esteja explicado de forma clara, em um documento que possa ser acessado pelos colaboradores.

PARA ONDE IR COM SEU PLANO DE AÇÃO

Um plano de ação bem trabalhado irá focar em um objetivo geral, ou seja, em uma meta que deve ser realizada em um determinado tempo. Por exemplo, você deseja ampliar e maximizar as vendas em 30%. Sem um plano que estruture de que forma alcançar esse objetivo, o que você sonhou realizar em um único ano, pode acabar demorando vários anos.

O QUE É CONTEMPLADO NO PLANO DE AÇÃO?

O plano de ação irá auxiliá-lo a colocar em prática o planejamento estratégico de sua empresa ou organização. Através deste plano de ação é que serão propostas mudanças na gerência ou na própria organização.

O plano de ação também é uma boa ferramenta para diagnosticar novos procedimentos que possam colaborar com a organização e até mesmo para propor desafios que possam trazem benefícios ao negócio.

Em geral, um bom plano de ação segue a metodologia 5W2H, que contribui para o mapeamento das ações necessárias, convidando o gestor e os colaboradores da organização a responderem algumas perguntas. São elas:

1 – WHAT: O QUE SERÁ FEITO (ETAPAS)

Entender quais são os objetivos estabelecidos pela empresa. Neste ponto, deverão ser descritas e avaliadas todas as etapas necessárias para alcançar os objetivos definidos.

2 – HOW: COMO SERÁ FEITO (MÉTODO)

Nesta etapa, deverão ser definidos os métodos que serão utilizados em cada um dos pontos estabelecidos no tópico anterior. Isso inclui qualquer procedimento que deverá ser realizado no plano de ação. Para garantir a assertividade, cada medida deverá ser descrita com detalhes.

3 – HOW MUCH?: QUANTO CUSTARÁ PARA SER FEITO (CUSTO)

O objetivo deste ponto é mensurar o custo do plano de ação. Ter um orçamento previsto é fundamental para realizar qualquer iniciativa, portanto recomenda-se delimitar de forma clara e objetiva todos os custos necessários para completar a ação.

4 – WHY: PORQUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA)

Justificar o motivo pelo qual se busca alcançar o objetivo definido é básico para que o plano de ação seja executado. Essa explicação demonstra que as ações traçadas para alcançar o objetivo, e o próprio objetivo em si, são embasados em estudos, e não em percepções subjetivas.

5 – WHERE: ONDE SERÁ FEITO (LOCAL)

Para que o plano de ação seja executado com responsabilidade, é necessário definir o local onde cada ação irá ocorrer.

6 – WHEN: QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO)

Determinar um prazo para cada etapa e para a conclusão do plano de ações é extremamente necessário para que as metas se desenvolvam com autonomia e com fluidez. Em geral, um plano de ação que não determina os prazos está fadado a não dar certo.

7 – WHO: POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE)

Definir os responsáveis por todo o projeto e por cada ação é básico para garantir que as metas vão se desenrolar com sucesso. Nesta etapa devem ser elencadas informações como a área, o departamento ou o grupo que irá cuidar de cada um dos objetivos estabelecidos.

COMO FAZER UM PLANO DE AÇÃO EFETIVO: 5 PASSOS PARA O PLANO PERFEITO

Agora que demos uma boa pincelada nos aspectos que fazem o plano de ação necessário para a boa administração de uma empresa, é necessário conhecer a composição do plano, para que, através dele, seja possível realizar efetivamente isso no seu empreendimento. Confira a composição do Plano de ação em cinco passos:

1 – AS METAS DE UM PLANO DE AÇÃO CONTRIBUEM PARA SE ENCONTRAR UMA SOLUÇÃO

Ao elaborar um plano de ação, será preciso identificar quais são os problemas pendentes dentro do seu empreendimento. Assim, não adianta apenas notar que algo está errado, é necessário saber com dados concretos, compilados em relatórios, quais são os pontos que estão saindo do seu controle na empresa.

Depois de descobrir o problema, é preciso pensar em como resolvê-lo sem que isso traga prejuízos para empresa ou, se trouxer, que seja o mínimo possível. Isso pode ser feito através de uma análise de dados que pode ser delimitada através de metas e objetivos.

Por exemplo: se você quer aumentar as vendas de um determinado produto do seu catálogo, então será necessário estabelecer quantos itens devem ser vendidos e em quanto tempo essas vendas devem ocorrer.

2 – CRIE UMA LISTA DE AÇÕES PARA QUE CADA META DO PLANO DE AÇÃO SEJA ALCANÇADA

Você deverá ser detalhista quando estiver fazendo o plano de ação. Assim, deve-se entender o esforço necessário para atingir cada meta, cada objetivo. Para deixar o mais organizado possível, é preciso que se faça uma lista de ações para cada meta estipulada.

Detalhar isso é trabalhoso, mas no futuro irá lhe poupar muito tempo. Continuando no exemplo de aumento de vendas de um produto, não basta colocar quantos itens deseja vender, é preciso especificar como essas vendas podem ser aumentadas, ou seja, se será por maior divulgação junto a determinado público, por promoção, por mudança da qualidade do produto, etc.

3 – MONTE UM BOM CRONOGRAMA DE SEU PLANO DE AÇÃO

Todo planejamento precisa ter uma determinação de qual tempo ele será executado. Isso, logicamente, porque o não estabelecimento de uma meta pode atrapalhar o cumprimento dos objetivos e gerar prejuízos.

Então, desenvolva um cronograma em que haja uma data correta para o início e para o fim de cada ação ou de cada etapa de uma ação. Assim, você terá um planejamento mais eficaz e mais próximo de ser realizado.

4 – TENHA OS RECURSOS NECESSÁRIOS PARA A REALIZAÇÃO DO SEU PLANO DE AÇÃO

Aqui é necessário saber quanto será gasto para o cumprimento de seu plano de ação. Então, tenha uma noção real do tempo de trabalho que será despendido para o cumprimento da ação planejada.

É importante que os recursos sejam definidos em cada etapa do plano de ação. É comum que os recursos sejam medidos com profissionais focados numa única tarefa, e não em recursos financeiros.

5 – PROCURE POR ERROS NO PLANO DE AÇÃO

Você planejou perfeitamente seu plano de ação, mas acredite, ele terá problemas. Então procure quais seriam os possíveis problemas que você encontraria durante a execução do seu plano. Ser precavido ajuda a solucionar futuros erros.

Depois que você tiver o plano de ação da sua empresa pronto, será o momento de colocá-lo em prática. Muitos gestores trabalham com arquivos de Excel ou de Word, onde preenchem as metas alcançadas e, caso existam, as dificuldades encontradas. Veja alguns exemplos de tópicos que podem ajudar a controlar as metas:

  • Atividade
  • Recursos necessários
  • Responsável pela atividade
  • Data de início
  • Prazo
  • Data de término
  • Status
  • Observações

Manter o controle da execução do plano de ação é muito importante para garantir que as ações propostas sejam cumpridas e alcancem os objetivos planejados. Assim, a empresa estará mais perto de chegar ao cenário que o plano de ação visualizou. 

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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