Emissão de nota fiscal para e-commerce com 4 passos + GUIA FISCAL

Emissão de nota fiscal para e-commerce com 4 passos + GUIA FISCAL

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Emissão de nota fiscal em sua loja virtual - d Loja Virtual
Emissão de nota fiscal em sua loja virtual

Está muito enganado quem pensa que a vida de um gestor de comércio eletrônico se baseia apenas em anunciar online e em enviar os produtos para o endereço dos clientes. Um empreendedor digital também deve cuidar com atenção de toda a parte financeira de seu negócio.

Isto envolve a organização fiscal para e-commerce e também a emissão das notas fiscais relacionadas aos produtos vendidos. Se você quer começar a vender na internet, mas não sabe muito sobre esse tema, continue lendo. Preparamos este conteúdo bem completo para você! 

O QUE É NOTA FISCAL ONLINE?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento emitido de forma digital, que registra todas vendas realizadas pelo vendedor e que deve ser enviada para o cliente por e-mail ou junto com a mercadoria. 

A Nota Fiscal Eletrônica é a maneira que os gestores de comércio eletrônico usam para realizar a emissão de nota fiscal para e-commerce. Ela pode ser emitida pelo próprio computador, de forma bastante simplificada. 

QUEM PODE EMITIR NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

Qualquer pessoa jurídica pode fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Para isso, é necessário ter um CNPJ ativo, fazer um certificado eletrônico e se cadastrar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ). 

O próprio gestor do e-commerce pode ser o responsável pela emissão das notas fiscais ou, no caso de estar à frente de um negócio maior, poderá contratar um funcionário que fique responsável pela tarefa.

QUAL A IMPORTÂNCIA DA EMISSÃO DE NOTA FISCAL PARA E-COMMERCE?

Em primeiro lugar, é importante esclarecer sobre a obrigação de emitir nota fiscal. Os comércios eletrônicos que estão formalizados como microempreendedores individuais (MEI) não são obrigados a emitir nota fiscal para os consumidores que são pessoas físicas. No entanto, devem oferecer nota fiscal sempre que o consumidor for uma pessoa jurídica. 

Por sua vez, aqueles comércios eletrônicos que estejam inscritos em modalidade diferente do MEI devem enviar nota fiscal aos seus clientes, independente de serem pessoas físicas ou jurídicas. Tendo em vista que o MEI não paga para emitir notas fiscais, a recomendação é que já iniciem regularizados e que forneçam as notas para todas as operações.

Além de já começarem o negócio seguindo todas as regras fiscais necessárias, também estarão preparados para acompanhar o crescimento da empresa e para controlar o setor fiscal com o profissionalismo e a atenção necessários.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

O uso da Nota Fiscal Eletrônica oferece muitas vantagens para a loja virtual. Em primeiro lugar, pode ser enviada para o consumidor por e-mail, o que evita o gasto desnecessário com papel e tinta de impressora. Bom para o cliente, para o gestor e para o ambiente, né?

Além disso, as notas fiscais emitidas online podem ser armazenadas pela empresa com muito mais facilidade do que as notas emitidas à mão. As NF-e podem ficar salvas em uma pasta no próprio computador e serem acessadas com agilidade e rapidez. 

Por fim, o sistema eletrônico permite que toda a atividade de uma empresa com filiais fique centralizada em uma conta e facilita o reenvio ou a correção de uma nota fiscal que porventura tenha sido emitida com erro.

MEI E-COMMERCE PODE EMITIR NOTA FISCAL?

Quem está iniciando nos negócios virtuais tem a opção de se tornar um MEI, ou seja, um microempreendedor individual. Essa categoria de empresário foi criada pelo governo para legalizar a atuação de trabalhadores que faturam até 81 mil por ano.

O MEI não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende produtos e serviços a pessoas físicas, a não ser que o consumidor peça o documento. No entanto, precisa emitir a nota fiscal quando vende para pessoas jurídicas e, inclusive, para órgãos públicos. 

Porém, antes de escolher por essa forma simplificada de legalização do seu negócio, é preciso avaliar quanto por ano a sua empresa vai faturar. Caso extrapole os 81 mil, você poderá se cadastrar na Receita Federal como microempresário.

Isso também deve ser feito quando o empresário contratar mais de um funcionário, ganhar um sócio, abrir uma filial ou outra empresa em seu nome, entre outros casos que o regime do MEI não ampara. No entanto, se o seu negócio está apenas começando, é possível começar como MEI e depois migrar para a microempresa.

COMO EMITIR NOTA FISCAL ELETRÔNICA MEI?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica para o microempreendedor individual funciona da mesma forma que para empreendedores de outros regimes. A única diferença é que o MEI não precisa pagar alguns impostos que outros tipos de empresas precisam. 

Mesmo que a emissão seja simples, muitas vezes é recomendado conversar com um contador, que vai ajudá-lo a emitir a nota fiscal da maneira correta, garantindo que não você cometerá nenhum erro burocrático, mesmo que sem intenção.

PASSO A PASSO PARA FAZER A EMISSÃO DE NOTA FISCAL PARA E-COMMERCE

Se você está começando a trabalhar com vendas online e não sabe muito bem por onde começar a emissão de nota fiscal para e-commerce, fique atento a esse passo a passo. Vamos esclarecer todas as etapas necessárias!

Além disso, vale lembrar que a nota fiscal não é a mesma coisa que o recibo. A nota fiscal é a prestação de contas que você deve fazer das suas vendas para o governo, enquanto o recibo funciona apenas como um comprovante de compra para você e para o seu cliente.

1º PASSO: FAZER A INSCRIÇÃO NO CNPJ

O primeiro passo para emitir nota fiscal é se inscrever no CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, o que deve ser feito no site da Receita Federal. O número do CNPJ equivale à certidão de nascimento do seu e-commerce. 

No caso do Microempreendedor Individual, será necessário fazer o cadastro no Portal do Empreendedor. O procedimento também gerará um CNPJ para o gestor. Os passos a seguir valem para todas as modalidades de empresas.  

2º PASSO: OBTER UM CERTIFICADO DIGITAL

O certificado digital serve para garantir a segurança da sua loja virtual na hora de emitir a nota fiscal eletrônica, pois comprova que os dados enviados são do seu e-commerce. Além disso, esse certificado envia em tempo real para o governo os documentos que você emitir.

Para ter um certificado digital, você deve procurar uma autoridade certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Na internet é possível encontrar esses locais, que oferecem preços variados para os certificados.

3º PASSO: CREDENCIAR NA SECRETARIA DA FAZENDA

Após ter o certificado, você terá que se credenciar na Secretaria da Fazenda e instalar no computador da sua loja virtual o software para emissão de nota. O serviço de emissão de NF-e do governo é oferecido pelo estado de forma gratuita, mas existem outras formas de emitir o documento. 

Uma delas é através de programas que são embutidos na plataforma do seu e-commerce. Dessa forma, a emissão é facilitada porque o serviço funciona de maneira automatizada. Mas se você ainda não possui capital para investir nesse serviço, que é pago, pode usar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado. 

4º PASSO: FAZER A INTEGRAÇÃO COM O PLATAFORMA DO SEU E-COMMERCE

Se a sua loja virtual tem um volume de vendas pequeno, a integração da nota fiscal eletrônica com a plataforma do seu e-commerce poderá ser feita por você. No entanto, pode ser que mais para frente você tenha que contratar um funcionário ou mesmo adquirir o programa para integrar a sua plataforma.

Essas plataformas têm a vantagem de oferecer mais recursos, como a organização de suas notas fiscais e demais ferramentas para a gestão do setor fiscal do seu negócio virtual. Por isso, no médio prazo ela pode ser essencial para garantir o sucesso das suas transações e da gestão da sua loja virtual.

O QUE DEVE CONSTAR NA NOTA FISCAL DO E-COMMERCE?

Na hora de preencher a nota fiscal do seu comércio eletrônico, você terá que informar o nome do negócio, o CNPJ, a Inscrição Estadual e o seu endereço. Também precisará discriminar o serviço e informar o valor total. 

Nos dados do cliente, deverá incluir o CPF ou o CNPJ do consumidor, o endereço completo, o e-mail e o telefone. Por isso, inclua esses dados no formulário de compra que o consumidor deve preencher em seu e-commerce.

ORGANIZAÇÃO FISCAL PARA E-COMMERCE: IMPORTÂNCIA DO CONTADOR

A emissão de nota fiscal para e-commerce é apenas uma das tarefas da organização financeira do negócio. O gestor também deve lidar com todos os recebimentos e pagamentos do seu comércio eletrônico, além de gerenciar as demais áreas da empresa.

Tendo isso em vista, a contratação de um bom contador é crucial para manter o e-commerce equilibrado. Através do serviço destes profissionais, é possível controlar as entradas e as saídas da empresa e manter todas as obrigações fiscais controladas.

Com certeza, a organização fiscal para e-commerce é um dos pontos que o empreendedor online deve estar atento. Contar com um profissional qualificado nessa área é um diferencial importante, que pode ser fundamental para o bom estabelecimento do negócio. 

Agora que você já sabe tudo sobre a nota fiscal eletrônica no e-commerce, que tal aprender a fazer um programa de controle de estoque em sua loja? Com isso, você conseguirá manter o seu negócio cada vez mais organizado! 

 

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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