Organização pessoal e gestão do tempo: 5 dicas para otimizar

Organização pessoal e gestão do tempo: 5 dicas para otimizar

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Quem gerencia um comércio eletrônico deve entender com profundidade sobre o produto que vende, o segmento em que atua e o público-alvo que se propõe a atender. Além disso, deve ser extremamente cuidadoso com as finanças do negócio, controlando a entrada e a saída de dinheiro.

Porém, o que pouca gente lembra é que organização pessoal e gestão do tempo também fazem parte do trabalho de um gestor de e-commerce. Com isso, as chances de o negócio ser administrado com profissionalismo são maiores e, assim, há mais possibilidades de crescer no mercado de vendas online.

Se você quer saber mais sobre organização pessoal e gestão do tempo, está no lugar certo. Aqui falaremos sobre a importância de organizar  o seu negócio para que cresça na internet. E se você já é organizado, continue a leitura. Sempre há alguma informação nova que pode agregar para uma boa gestão!

O QUE É ORGANIZAÇÃO PESSOAL? 

A organização pessoal é um requisito para qualquer trabalho, certo? Manter as coisas em ordem facilita a execução das tarefas e garante o cumprimento dos prazos determinados. Em um comércio eletrônico, a organização pessoal também tem a sua importância, já que, em geral, o gestor do negócio é o responsável por executar todas as tarefas sozinho. 

Pense bem, cabe ao empreendedor digital manter contato com os fornecedores, atualizar o comércio eletrônico, determinar o preço, incluir os produtos no site, fazer as vendas, enviar os produtos e cuidar de toda a parte financeira. Não é pouca coisa, né? Por isso é que é tão importante criar um fluxo de tarefas e, mais do que isso, conseguir segui-las. 

No momento em que o gestor da loja virtual consegue fazer um planejamento sobre as atividades de cada setor, coloca em prática a organização pessoal e, assim, amplia as chances de os processos internos serem conduzidos da melhor forma.

O QUE É A GESTÃO DO TEMPO?

A gestão de tempo, por sua vez, significa cumprir uma tarefa no menor tempo possível. Já vimos que a rotina do dono de comércio eletrônico muitas atividades, né? Para que ele possa dar conta de tudo da melhor maneira, precisa ter um controle sobre o tempo que gasta com cada uma das tarefas. 

Dentro do fluxo de atividades do comércio eletrônico, cada etapa demanda um tempo diferente e é fácil que uma pessoa que controla todas essas etapas se perca em alguma atividade. No entanto, isso representa um atraso em todas as tarefas seguintes, o que impacta diretamente na percepção do consumidor sobre a sua experiência de compra. 

Por este motivo que a gestão de tempo é tão importante. Vale lembrar que o seu cálculo deve ser baseado na qualidade. Ou seja, não basta somente fazer as tarefas com agilidade. É preciso que elas sejam conduzidas de forma positiva. O retrabalho nunca é benéfico para um negócio e também deve ser considerado na hora de avaliar a execução das tarefas.

QUAL A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO PARA A GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE?

A organização é fundamental para gerenciar um negócio com uma gestão saudável de tempo e de produtividade. A partir do planejamento das tarefas necessárias para o negócio, é possível executar as atividades com qualidade e com um gasto mínimo de tempo. 

A organização de uma empresa vai desde o planejamento do fluxo interno até a catalogação de informações como contatos de fornecedores e de transportadoras. A ideia é que o profissional da empresa em questão consiga ter acesso a qualquer dado em um mínimo de tempo possível. 

Para poder estruturar uma empresa da melhor maneira, é necessário refletir sobre os seus pontos fortes e fracos e, além disso, estar aberto para corrigir as coisas que não estejam indo tão bem. Reconhecer pontos que devem ser melhorados é fundamental para que as tarefas possam ser otimizadas e para que o negócio assuma uma configuração organizada.

QUAL A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO?

Você já percebeu que os funcionários costumam ser remunerados por horas de trabalho? Sem dúvidas, o fato de o cálculo do salário ser feito por hora laboral diz muito sobre a influência do tempo em um negócio. Afinal, o mercado capitalista mostra cada vez mais que tempo é dinheiro.

Administrar o tempo dedicado à cada tarefa é fundamental para se certificar de que a empresa está operando da melhor forma possível. Executar as funções com agilidade e com qualidade deve ser a meta de qualquer empresa, pois, assim, há a certeza de que a gestão de recursos do negócio está equilibrada.

Administrar o tempo não significa trabalhar sem intervalos. Pelo contrário! Significa gerenciar a execução de todos os pontos necessários de forma que os trabalhadores possam usufruir de seus intervalos com tranquilidade, sem que isso represente atrasos para todo o processo.

IMPACTOS DA GESTÃO DO TEMPO NA QUALIDADE DE VIDA

Gerenciar um comércio eletrônico não é uma tarefa fácil, mas, se bem feita, pode ser muito recompensadora. Ao organizar as funções necessárias para a condução da loja virtual e ao estabelecer um tempo médio para cada tarefa, o gestor do e-commerce garante o acontecimento de um fluxo saudável para o seu negócio.

Mesmo que as vendas de uma loja virtual não tenham hora para acontecer e possam ser feitas inclusive de madrugada, é importante que exista um horário determinado para os trabalhadores do comércio eletrônico. Uma empresa que faz vendas online pode trabalhar tranquilamente em horário comercial, ou seja, de segunda a sexta das 9h às 18h.

Vale lembrar que muitas pessoas que decidem abrir um comércio eletrônico buscam a autonomia financeira e a conquista de horários próprios, sem que precisem se submeter a uma chefia. Para que isso ocorra de fato nas vendas online, o gestor do e-commerce deve estruturar o seu trabalho de modo que contribua com a sua qualidade de vida.

5 DICAS PARA ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GESTÃO DO TEMPO

Sem dúvidas, a organização pessoal e gestão do tempo têm um impacto positivo na administração de um comércio eletrônico e na vida pessoal do seu gestor. Mas como fazer com que uma empresa opere da forma mais otimizada possível? Vamos às dicas práticas:

1. ORGANIZE SUAS ATIVIDADES

O primeiro passo para fazer a gestão do tempo é organizar a sua rotina. Para isso, coloque em um papel todas as suas obrigações e veja qual é o melhor horário para executá-las. Também considere o tempo que cada uma leva. Por exemplo, dedique algumas horas para verificar o fluxo de caixa e para separar as contas a serem pagas.

É claro que alguns compromissos, como reuniões, devem ser priorizados. Dessa forma, é necessário saber encaixar as outras atividades. O mais importante de tudo é conseguir dar conta de todas as tarefas sem se sobrecarregar ou sem prejudicar a empresa.

2. DELEGUE TAREFAS

E por falar em sobrecarga, nem sempre é possível fazer e resolver tudo sozinho. Um bom gestor não apenas soluciona problemas, mas também entende quando precisa de ajuda. Sendo assim, divida algumas tarefas com colaboradores que possam realizá-las. Se necessário, contrate um assistente para auxiliar.

Para saber quais atividades podem ficar com você e quais podem ser repassadas aos funcionários, classifique-as por ordem de importância. Além disso, dê preferência para ficar com as atividades que envolvam finanças e outras decisões que apenas você pode bater o martelo.

3. PRIORIZE AS EMERGÊNCIAS

Além de delegar tarefas aos colaboradores, a gestão do tempo também depende do quanto você consegue priorizá-las. Nessa hora, é preciso saber diferenciar o que é muito importante do que é realmente urgente. Ter uma visão clara sobre isso facilita o processo no momento de fazer as escolhas certas. 

Podemos entender como importante todas as obrigações que não podem ser delegadas e que podem esperar o prazo estabelecido para o cumprimento. As urgentes devem ser realizadas de imediato. Haverá, ainda, casos em que surgirão emergências, que deverão ser priorizadas. 

4. CRIE METAS E INDICADORES PARA SUA GESTÃO

Certamente o seu negócio possui metas e indicadores que ajudam a definir a efetividade de suas ações. Mas você já pensou em estabelecer alguns parâmetros para também verificar a sua gestão? Determinar objetivos pode ajudar a compreender se a sua organização está sendo suficiente.

Essas metas podem variar conforme a sua rotina e, por isso, são bem pessoais. No entanto, você pode mensurar o quanto tem feito dentro do prazo e até o seu nível de satisfação com a realização de uma tarefa. Esse controle poderá somar ainda mais aos resultados da sua empresa.

5. ADOTE FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO

Tudo que falamos até agora pode ser bem mais simples com o uso de algumas ferramentas, como planilhas físicas e eletrônicas, agendas e softwares de gestão. Estes últimos são bem mais completos, podendo ajudar não só na gestão do tempo, como na própria execução do trabalho.

O fato é que a tecnologia pode ser uma grande aliada para o seu negócio. De qualquer forma, é fundamental usar os recursos que se adaptam à sua rotina e realmente serão bem aproveitado por você e pela sua equipe. 

Sem dúvida, a gestão do tempo depende de disciplina e da consciência de que nem sempre é preciso fazer tudo sozinho. Poder contar com as ferramentas e os parceiros certos pode fazer a diferença para uma gestão mais eficiente!

O que achou das dicas para gerenciar seu tempo? Agora que você já conhece bastante sobre organização pessoal e gestão do tempo, veja como poderá colocar isso em prática em seu negócio!

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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.

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